Работа и управление временем: эффективная организация рабочего времени, тайм-менеджмент, сбалансированная жизнь и работа

Грамотное планирование рабочего графика позволяет сконцентрировать силы, распределить задачи и правильно подойти к формированию плана по выполнению проектов на день или год. Рассмотрим, как наиболее эффективно распределять время в плотном графике.

Что такое эффективная организация рабочего времени

Деятельность должна приносить пользу, но не доводить до нервного срыва. Для грамотной организации рабочего времени стоит начать с анализа своего типичного дня:

• Сколько часов уходит на продуктивную работу?
• Как часто Вы делаете перерывы?
• Какие поручения занимают много времени?
• Какого рода мелкие поручения стоит отнести к рутинным?
• Хватает ли выделенного времени на выполнение всех актуальных задач?
• Есть ли отвлекающие факторы?

Анализ позволит определить, что именно сокращает продуктивность и исключить это из окружения. Чем меньше отвлекающих факторов, тем проще выполняется заданный проект.

Эффективная организация трудового дня представляет собой процентное соотношение 80/20, где 80 - процент продуктивности, а 20 - отдыха и выполнения незначительных поручений. Именно такое распределение позволяет поддерживать эффективное решение задач и трезвость ума на смене.

Как приучить себя к организации

Прокрастинация на рабочем месте приводит к невыполнению трудового плана и падению личного рейтинга. Чем меньше задач решается, тем больше времени придётся уделить им к концу месяца перед сдачей отчёта.

Чтобы не выбиваться из общего графика, нужно чётко распределить:

• Время на выполнение сложных проектов;
• Перерывы для разгрузки мозга;
• Простые задачи включаются в периоды наименьшей активности (убрать рабочее место, почистить почту).

Организация рабочего времени может осуществляться разными способами:

• Ведение ежедневника с актуальными задачами;
• Разделение сложных проектов на части по дням;
• Использование таймера или приложений для концентрации внимания;
• Выделение ранжированного списка дел по уровню сложности;
• Ежедневный анализ количества и качества.

Организованность вырабатывается путём долгого приучения. Чтобы не откладывать дела на потом и не выполнять их в последний момент, стоит использовать стикеры или ежедневники, в которых фиксируются срочные, сложные и простые задачи. Так будет проще понять, на чём стоит сделать акцент в текущий промежуток времени, а что можно отложить на следующий день.

Эффективно начинать планирование сразу после начала рабочего дня, когда чётко известно количество дел. Грамотное распределение позволит выделить перерывы и успеть всё вовремя. Ежедневно повторяйте это в течение нескольких дней (для выработки привычки рекомендуется придерживаться организованного планирования ровно 21 день) и со временем не придётся вести записи - Вы будете делать градацию автоматически.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент позволяет владельцу компании контролировать продуктивность работников. Но это понятие касается не только директоров, но и отдельно взятых работников.

Контроль за качеством и количеством выполняемых задач, анализ отвлекающих факторов, удобства на рабочем месте, психологического комфорта и общего климата среди работников значительно повышает результативность.

Тайм-менеджмент необходимо применять на всех стадиях выполнения планов и выпуска продукции. Он включает в себя:

• Календарное планирование;
• Распределение графика работы, обедов, перерывов и выходных дней;
• Учёт пика активности работников;
• Анализ отвлекающих факторов (социальные сети, игры, разговоры с коллегами);
• Распределение задач.

Тайм-менеджмент не должен перетекать в тиранию, поэтому куда эффективнее дать каждому работнику самостоятельно определять для себя планирование трудового дня. Это предполагает то, что сотрудник:

• Самостоятельно фиксирует задачи, с которых начнёт в первую очередь;
• Соблюдает график перерывов для разгрузки;
• Расставляет приоритетные проекты и выполняет их первыми;
• Может структурировать работу и грамотно оценивать сроки;
• Видит дедлайны и соблюдает их.

Правильное планирование позволяет вкладывать минимальное количество усилий для достижения высокого результата. Оно снижает риск скорого выгорания и усталости во время выполнения работы, потому что включает грамотное сочетание отдыха и продуктивности.

Лучшие приёмы тайм-менеджмента

Методы и приёмы тайм-менеджмента многообразны. Каждый сможет подобрать подходящий способ в зависимости от скорости мышления, уровня концентрации и пиков активности.

Швейцарский сыр

Техника предполагает подход к проекту с понятных и простых частей. Структурирование начинается с самых легких положений и постепенно переходит к сложным. Подходит для тех, кто предпочитает долгий сбор и анализ данных. При таком типе планирования возможно достижение высокого результата из-за тщательного подбора информации для самых сложных положений.

Съесть лягушку

Суть техники заключается в том, что самые сложные дела выполняются первыми, так как занимают больше времени и требуют длительной концентрации. Планирование такого типа подходит работникам, пик активности которых выпадает на первую половину дня.

Подмечено! Что первые два часа после сна, когда человек полностью проснулся, наиболее активные. Именно в это время необходимо браться за самые сложные и не любимые задачи! Многие, к сожалению, эти часы тратят на просмотр новостей, электронной почты, социальных сетей.

После выполнения сложного проекта рутинные поручения (подготовка отчётов, просмотр эл.почты) выполняются быстрее, так как требуют меньшего погружения в дело.

Разделить слона

Приём предполагает чёткое структурирование задачи на более простые подпункты. Из-за видимой простоты дело выполняется быстрее. Фиксация процесса позволяет отслеживать промежуточные результаты. Техника идеальна для выполнения долгосрочных проектов, нуждающихся в постоянной оценке и корректировке.

Работа по таймеру

Принцип распределения времени простой: большой промежуток времени (25 минут) отводится на концентрированное выполнение работы. До истечения этого срока работник полностью сосредоточен на выполнении конкретного дела, после чего следует пятиминутный перерыв.

Матрица

Таблица из четырёх разделов позволит чётко распределить все рабочие задачи по принципу важности и срочности.

• В графу важно и срочно вносятся проекты, которые нужно сделать за текущий день (дедлайны);
• В раздел важно, но не срочно записывается то, что нужно запланировать на неделю (нет чёткого срока сдачи);
• В графу неважно и срочно вносится то, что делегируется (проверка почты, рассылка задач. С этим могут справиться те, у кого нет срочных поручений);
• В раздел неважно и не срочно вносится то, что удаляется. Эти мелкие поручения или факторы не должны отвлекать от работы.

Ведение ежедневника

Запись всех текущих задач (простых и сложных) в ежедневник с выделением срочных поручений позволит не только отследить свою продуктивность, но и не забыть про все проекты. Фиксация также положительно влияет на психическое состояние, так как работник всегда видит, на что был потрачен день.

Приложения для концентрации

Вместо классического таймера можно использовать мобильные приложения:

• Forest. Мотивирующее приложение с собственным лесом. Во время выполнения проекта сохраняется полная концентрация, так как запущен контроль работы телефона. Если сдаться - дерево завянет;
• Todoist. Приложение для планирования задач по методу матрицы;
• SingularityApp. Поможет переделать входящие из рабочей почты в задачи на день, неделю и месяц.

Как разделять работу и личную жизнь

Тайм-менеджмент может положительно сказаться и на личной жизни. Организация применима и для свободного времени. Планируйте свой рабочий день так, чтобы не приходилось продолжать выполнение задач в домашней обстановке. Этот навык позволяет грамотно расходовать силы и сочетать отдых с умственной активностью.

Чёткий график рабочего дня с включением соблюдаемых перерывов позволит добиться максимальной концентрации без вреда для здоровья. Психологи рекомендуют не забывать про мелкие задачи, концентрируясь на больших. Даже то, что занимает не больше двух минут, следует выполнять на трудовом месте, чтобы потом не тратить личное время.

P.S: Выше приведены отнюдь не все способы управлением временем. Если вас интересует наиболее полная информация на тему управления временем, почитайте соответствующую литературу.

Например, одна из хороших книг – «12 недель в году» (Брайан Моран), где автор советует разбивать год на двенадцать недель, т.к наиболее короткий срок позволяет быстрее достигать поставленных целей и анализировать достигнутые результаты.

Продуктивной работы!